TALLER 1

Que es la matriz DOFA?

Es una herramienta de diagnóstico y planeación estratégica DOFA, cuyas siglas en español corresponden a Debilidades, Oportunidades, Fortalezas y Amenazas; es de un método de uso común en el ámbito empresarial y muchas ocasiones, en diferentes reuniones se proponen aplicarla como un método de análisis colectivo ágil para tratar un problema desde múltiples perspectivas. Hasta ese punto las cosas van relativamente bien, pues si es cierto que el espíritu del método es el análisis de problemas, generalmente se incurre en prácticas erradas que solo pueden llevar a empeorar el abordaje del problema. Por lo anterior, se presentan acciones y actividades que no corresponden al modelo en sí, o partes del proceso que no son ejecutadas y que son de suma importancia. A continuación presento algunas de las falencias o falacias más comunes en su usual aplicación:
1. No se tiene claridad sobre el problema o problemas a analizar. Se debe tener en cuenta que antes de iniciar un análisis, más importante que el método, se debe identificar a cabalidad para todos los participantes cual es el problema a analizar. En muchas oportunidades el método DOFA puede fracasar, o resultar una pérdida de tiempo, debido a que el problema no estaba bien identificado y delimitado. La identificación del problema debe ser muy precisa para no pasar a divagar sobre circunstancias con hacen parte del problema central, o que no son relevantes para la empresa. Lo primero es la identificación clara del problema, su entorno, sus causas y consecuencias.
2. No se tiene conciencia en el grupo de trabajo lo que representa realmente una debilidad, una oportunidad, una fortaleza, o una amenaza para la empresa. Este desconocimiento lleva que se genere una “lluvia de ideas”, yo diría más bien “tormenta de ideas”, que solo generan distracción sobre temas que no son representativos en la solución del problema central que se está tratando.
3. Se reúnen participantes para el ejercicio que no tienen nada que ver con el problema, o que no conocen el problema, o no tienen entrenamiento o responsabilidades en alguno de los componentes del problema a tratar. Si bien es cierto de que se deben tener equipos multidisciplinarios para el análisis, la presencia de funcionarios que no están involucrados o por conocimiento, o por el problema lo afecta, o porque no hacen parte del entorno que enmarca el tema tratado, solo hace que la atención se debe hacia temas que no tienen nada que ver, ni con el diagnóstico, ni con la solución. Se debe recordar también que durante un análisis, sea necesario ir trayendo más participantes, aunque sea solo por consulta, ya que a medida de que se tenga más conocimiento del problema, es muy posible que nos demos cuenta que en el grupo falta alguien con conocimiento en cierta área específica.
4. Se arma la matriz preliminar de diagnóstico, se hace consenso para definir la solución más adecuada, se reparten algunas tareas para corregir el problema y se levanta la sesión. Supuestamente el método ya se aplicó a cabalidad y en verdad, hasta ese punto solo se lleva ejecutado el 10% del proceso DOFA. Generalmente se quedó sobre la mesa el verdadero valor agregado del método, pues no se trabajó sobre todos los componentes de la matriz, ni siquiera se planteo una estrategia de trabajo sobre cada uno de los puntos planteados. Inclusive, ni siquiera se toma la molestia de validar a la luz de la identificación del problema, si cada una de las ideas plasmadas en la matriz, realmente tienen que ver con el problema o con la posible solución del mismo. Tampoco se pasa a valorar el efecto de cada uno de los componentes de la matriz para determinar si en verdad todos son relevantes, o si en verdad generan un gran impacto sobre el problema o sobre las posibles soluciones.
5. No se define el plan de trabajo con su cronograma y sus responsables para llevar a cabo la implementación de las estrategias.

Para qué sirve una matriz DOFA?
Es una herramienta generalmente utilizada como método de diagnóstico empresarial en el ámbito de la planeación estratégica. Pero, realmente se utiliza adecuadamente en nuestras empresas? Es increíble que una herramienta tan conocida, pocos grupos de trabajo realmente conocen a cabalidad su aplicación. Es usual que se avance hasta la primera parte del proceso DOFA, que corresponde a la lluvia de ideas que culmina en la construcción de la matriz básica de diagnóstico. Sin embargo, el método DOFA es mucho más que esa parte del ejercicio. Podríamos asegurar que el proceso, si es que se lleva adecuadamente hasta la construcción básica de la matriz DOFA, solo corresponde al 10% del desarrollo del método.
• La matriz de DOFA de diagnóstico con el detalle descriptivo de todas las amenazas, fortalezas y debilidades del proyecto y su entorno.
• La matriz de acciones para potencializar fortalezas y controlar o minimizar los riesgos de falla.
• El análisis de vulnerabilidad con sus correspondientes probabilidades de ocurrencia.
• El análisis de riesgo del proyecto.
• La estructura orgánica de responsabilidades para la ejecución de las actividades a ejecutar con la clasificación de prioridad entre ellas.
• Presupuesto requerido y el flujo de caja necesario para cada una de las actividades propuestas.
• Indicadores de Gestión requeridos para realizar el seguimiento a las diferentes actividades a realizar y su periodicidad.

DEBILIDADES:
- No tenemos una clara dirección estratégica
- Tenemos una débil imagen en el mercado
- No tenemos el personal adecuado
- No tenemos Gerentes adecuados
- Tenemos una estrecha línea de productos
- No tenemos los recursos financieros necesarios
- No tenemos rentabilidad suficiente
- Tenemos costos relativos mayores que la competencia
- Continuamente tenemos problemas operativos
- Los proveedores no son adecuados
- El personal no está motivado
- No conocemos a fondo el mercado
- Nuestra fuerza de ventas no es la adecuada
- Tenemos demasiados rechazos de producción
- Nuestro punto de equilibrio es alto
- La facturación mensual viene decreciendo.

OPORTUNIDADES:
- Hay un segmento del mercado que podemos atender y todavía no lo estamos haciendo
- Podemos desarrollar nuevos productos o mejorar los actuales para atender necesidades de los clientes.
- Tenemos posibilidades de exportación
- Nuestra competencia está débil
- El mercado está creciendo
- Podemos desarrollar nuevos productos para mercados nuevos
- El mercado está cambiando hacia un mayor uso de nuestros productos
- Tenemos posibilidades de mejorar nuestros costos
- La situación económica del país mejorará en los próximos 2 años
- Mejorará el poder adquisitivo de nuestros clientes
- Podemos conseguir capital de riesgo a un interés atractivo
- Podemos desarrollar o adquirir nuevas tecnologías de fabricación
- Las barreras de entrada a la industria son altas

FORTALEZA:
- Tenemos un alto nivel de competitividad
- Tenemos los recursos financieros necesarios
- Somos el reconocido líder del mercado
- Tenemos buena reputación entre los proveedores
- Tenemos buena reputación con los clientes
- Tenemos una estrategia definida
- Tenemos costos más bajos que la competencia
- Tenemos mejor calidad que la competencia
- Desarrollamos más productos nuevos que la competencia
- Tenemos la tecnología adecuada a los productos que fabricamos
- Tenemos la estructura necesaria para desarrollar el negocio
- Tenemos el personal idóneo en cada puesto
- Conocemos perfectamente el mercado
- Tenemos la distribución optimizada
- Tenemos los mecanismos de control del negocio necesarios
- Tenemos la estructura de ventas necesaria
- Las ventas vienen creciendo de acuerdo al mercado
- La rentabilidad de la empresa es la esperada
- Tenemos mejores gerentes que la competencia
- La política comercial es la adecuada a la situación actual y es la mejor para nosotros
- No tenemos rechazos por calidad de productos
- El plazo de entrega es mejor que la competencia
- Hacemos las promociones necesarias.

AMENAZAS:
- Competidores de bajo costo, extranjeros están entrando al mercado
- Las ventas de productos substitutos está creciendo
- El mercado no está creciendo de acuerdo a lo esperado
- Los clientes están cambiando sus costumbres en forma negativa al uso de nuestros productos
- Cambios demográficos tiene impacto negativo en los negocios
- Cambian las reglas de importación de productos competidores
- Los precios en general están bajando
- El mercado se está concentrando en pocos clientes
- Los proveedores tiene mayor poder de negociación
- La situación de nuestro mercado en particular está decayendo
- La situación política del país es inestable
- Está cambiando la tecnología de fabricación en el mundo
- Tenemos problemas de medio ambiente.

MATRIZ DE ESTRATEGIAS:
• Estrategias y Acciones DO: En este grupo de acciones se deben reunir los planes conducentes a cada una de las debilidades que se consideraron como oportunidades de mejoramiento del grupo de trabajo o que representan ajustes positivos para el proyecto.
• Estrategias y Acciones DA: En este grupo de acciones se deben reunir los planes conducentes a cada una de las debilidades que se consideraron como amenazas para el proyecto. Estas acciones deben ser muy precisas y lo suficientemente analizadas, ya que representan debilidades del grupo de trabajo que ponen en riesgo directo el éxito del proyecto. El nivel de prioridad de estas acciones se debe considerar como muy alto.
• Estrategias y Acciones FO: En este grupo de acciones se deben reunir los planes conducentes a cada una de las fortalezas internas o externas que fueron consideradas como oportunidades que tienen el grupo de trabajo para potencializar y asegurar el éxito del proyecto. Es así, que se deben presentar acciones que permitan aprovechar al máximo estas fortalezas que están de nuestro lado en la ejecución del proyecto.
• Estrategias y Acciones FA: En este grupo de acciones se deben reunir los planes conducentes a cada una de las fortalezas generalmente externas, que de una u otra manera ponen en riesgo permanente el éxito del proyecto durante toda su implementación. Estas acciones también son de prioridad muy alta, por lo tanto deben existir planes detallados y muy estudiados que contengan o minimicen los efectos negativos que amenazan al proyecto.

Esta sería la matriz DOFA que le aplica a la empresa SERVICES`HEIGHTS .
DEBILIDADES
• No conocemos a fondo el mercado – Hacer un estudio más detallado y específicos para aplicar nuestro conocimiento en el campo a explotar realizando encuesta, entrevista etc.

• Altos costos de inversión - Tratar de minimizar costos y apoyarnos en una entidad financiera con una tasa de interés más baja.

• Financiación en la inversión – Demostrar que el negocio es viable económicamente.

OPORTUNIDADES
• Podemos desarrollar o adquirir nuevas tecnologías – Estar a la vanguardia.
• El crecimiento y desarrollo de la infraestructura urbana de las ciudades se enfoca a altas edificaciones - En las ciudades y pueblos aledaños están haciendo más edificios y casas.
• Pocas empresas con personal capacitados para cumplir dichas labores –Contratando personal tecnificado y capacitándolo constantemente.

• Generar confianza en las empresas contratantes – Somos reconocidos en el mercado por el excelente servicio que préstamos.
FORTALEZAS
• Nuestras actividades se realizan con altos estandartes de seguridad industrial – Estar actualizados en todos los estándares de seguridad industrial.

• Contamos con un equipo de profesionales, y estamos certificación en ANSI Y OSHA – Crear el menor impacto ambiental utilizando productos químicos de ALTA gama utilizado en el mercado.

• Crear el menor impacto ambiental, usando productos químicos de la más alta gama utilizadas en el mercado – Crear conciencia en las empresas sobre el cuidado del medio ambiente.

• Capacitación constante a los empleados – Para que puedan desempeñar mejor sus labores y se brinde un mejor servicio así se fortalece más la empresa.
AMENAZAS
• Pocos clientes en el mercado - Darnos a conocer con publicidad, en los periódicos, internet, la radio etc.

• Alto costos en los insumos – Tener un amplio portafolio de proveedores.

• Es la primera causa de accidentalidad y de muerte en el trabajo – Tener herramientas e implementos adecuado de trabajo, implementar un plan de seguridad industrial.

• Exceso de oferta en el mercado – Tener precios competitivos.

Objetivos generales
Ofrecer unos servicios integrales y de calidad a todos nuestros clientes en hidrolavado general de superficies, desinfección de tanques de agua potable, soportados en personal capacitado, con unos equipos de trabajo calificados, proveedores idóneos y tecnología de punta en un entorno de mejoramiento continuo.
Objetivos específicos
Posesionarnos como una empresa líder en: hidrolavado general de superficies en alturas superiores de 2 a 40 mts.
Implementar un servicio de satisfacción al cliente.
Capacitar constantemente a los empleados.
Usar insumo de excelente calidad.


1. Áreas funcionales de una empresa:
Técnico: Producción
Comercial: Compra y venta
Financiero: Uso del capital
Contable: Inventarios, balances y costos
Seguridad: Proteger los bienes de la empresa y del empleado
Administrativa: Utilizar adecuadamente los recursos
2. Los 14 principios de la administración según Henry Fayol:
1. Divisiòn del trabajo: Especialización de cada cargo.
2. Autoridad: Capacidad de saber dar órdenes.
3. Disciplina: Respetar las reglas establecidas.
4. Unidad de dirección: Un solo plan un solo objetivo.
5. Unidad de mando: Cada empleado recibirá órdenes de un superior.
6. Subordinación del interés personal: Por encima de los intereses de los empleados están los intereses de la empresa.
7. Remuneración: La compensación económica por el trabajo debe ser equitativa(patronos y empleados).
8. Centralización: Es la concentración de la autoridad en los altos rangos de la jerarquía.
9. Jerarquía: Escala en cadena “una cadena de supriores”, desde el mas alto hasta el mas bajo puesto que se representa con un organigrama.
10. Orden: Las personas y los materiales deben estar en el lugar adecuado en el momento adecuado.
11. Estabilidad del personal: La inestabilidad del personal no es conveniente para el eficiente funcionamiento de una empresa.
12. Equidad: Amabilidad y justicia para lograr la lealtad del personal.
13. Iniciativa: Es la capacidad de conceder la libertad a los subalternos para llevar a cabo sus planes aunque se cometan errores.
14. Espíritu de grupo: Promover el trabajo en equipo para lograr un sentido de unidad.
3. Taylor se enfocaba más en el método y herramientas de trabajo para una mejor eficacia, esto es resumido en cuatro principios divulgados por él asì:
• Creación de una base científica capaz de sustituir los métodos de trabajo tradicionales. Investigaciones científicas de cada componente del mismo.
• Selección de los obreros con base en criterios científicos, entrenamiento y aprendizaje de los obreros.
• Colaboración entre la administración y los obreros en la aplicación práctica del sistema científico de la organización del trabajo.
• Distribución equitativa del trabajo y de la responsabilidad, entre la administración y los obreros.
4. Humanistas : Frank y Lillian Gilbreth, quienes desarrollaron las reglas de la economía de movimientos, particularmente los movimientos básicos de las manos, que ellos llamaron Therbligs.
5. Principales objetivos de una empresa:
• Promover crecimiento de la empresa y generar empleo.
• Desarrollar competitividad sostenible.
• Mejorar la tecnología potenciando la innovación.
• Ofrecer la mejor calidad en nuestros servicios para todo tipo de clientes y proyectos.
• Utilizar y gestionar las nuevas tecnologías a favor de nuestros clientes y de nosotros.
• Mantener una comunicación continua con el cliente, mostrando los resultados y avances, con un trato profesional y agradable, utilizando un lenguaje claro y entendible para la satisfacción y conservación del cliente.
6. DOFA
El método DOFA es una herramienta generalmente utilizada como método de diagnóstico empresarial en el ámbito de la planeación estratégica. Pero, realmente se utiliza adecuadamente en nuestras empresas? Es increíble que una herramienta tan conocida, pocos grupos de trabajo realmente conocen a cabalidad su aplicación. Es usual que se avance hasta la primera parte del proceso DOFA, que corresponde a la lluvia de ideas que culmina en la construcción de la matriz básica de diagnóstico. Sin embargo, el método DOFA es mucho mas que esa parte del ejercicio. Podríamos asegurar que el proceso, si es que se lleva adecuadamente hasta la construcción básica de la matriz DOFA, solo corresponde al 10% del desarrollo del método.
No cabe duda de que este modelo, entre muchos otros, es bueno y muy difundido a nivel mundial, pero el desconocimiento sobre el mismo, ha hecho que la informalidad le merme poder e importancia a la implementación de una herramienta tan poderosa que no solo encuentra aplicación en la administración moderna sino también en el área técnica y operativa de las industrias.
PREPARACIÓN DE LA MATRIZ DOFA
Esta parte del análisis es la mas conocida y practicada en el medio empresarial. Esta parte del proceso se convierte en una mesa redonda donde se procede a identificar los cuatro componentes de la matriz.
Los cuatro componentes de la matriz se dividen en los aspectos de índole interno que corresponden a las fortalezas y las debilidades al interior de la empresa que llevará a cabo el proyecto, y los aspectos externos, de contorno, o del medio en el que se desenvuelve la compañía. Estos últimos se refieren a las oportunidades y las amenazas.
Usualmente la matriz se presenta en un cuadro de 2 x 2, donde la columna uno y dos corresponden a las oportunidades y amenazas respectivamente. La fila superior e inferior son para las fortalezas y las debilidades respectivamente.
La presentación de la matriz y su correspondiente ordenamiento de sus temas componentes tiene su justificación en el manejo de reuniones y trabajos de grupo. La teoría relacionada con de sicología empresarial (también estudiada en sicología de grupos), sugiere que cuando se pretende discutir un proyecto de alto impacto en una empresa, se ve una clara tendencia hacia el pesimismo si se empieza la discusión del proyecto partiendo de las amenazas y las debilidades de la empresa, mientras que el grupo de trabajo se torna mas receptivo cuando se inicia con las fortalezas y las oportunidades que corresponde a la parte positiva de la empresa, lo cual implica reconocer que se tiene un buen potencial para poder enfrentar el reto de llevar a cabo el proyecto a emprender.
En el diligenciamiento de la matriz se debe tratar de identificar aspectos claves como la estructura organizacional, las finanzas, políticas de estado, lineamientos empresariales, factores ambientales, logística, mercadotecnia, inventarios, investigación, relaciones comunitarias, gremios relacionados, etc. No se debe dejar al azar de la improvisación oportunidades o problemas que se pueden prever con anterioridad y estar preparado para ello.
7. Benchmarking: Proceso de comparación y medición las operaciones o procesos internos de una organización versus los de un representante mejor de su clase y de su sector. Los diferentes grados de eficacia y eficiencia registrados entre los diversos sectores de una misma empresa, hacen posible la aplicación de procesos de Benchmarking internos y descubrir asi las “mejores prácticas de la organización”. Es un proceso sistemático, contínuo de investigación y aprendizaje para evaluar los productos, servicios y procesos de trabajo de las organizaciones que son reconocidas como representantes de las mejores prácticas, con el propósito de realizar mejoras organizacionales . Método para el establecimiento de metas y medidas de productividad con base en las mejores prácticas de la industria. Benchmarking es el proceso continuo de medir productos, servicios y prácticas contra los competidores más duros o aquellas compañías reconocidas como líderes en la industria.(David T. Kearns, Xerox Corporation). El benchmarking es el proceso continuo de evaluación de productos, servicios y métodos (procesos) comparando los de la empresa con los de otras empresas más exitosas y reconocidas como líderes. De manera más operacional, puede decirse que el benchmarking es la búsqueda de los métodos más efectivos para una actividad dada, permitiendo así asegurarse la superioridad. En resumidas cuentas es la máxima eficiencia, mirar la competencia y tomar lo bueno para mejorar nuestra empresa.
8. LIDERAZGO :
El liderazgo es toda capacidad que un individuo pueda tener para influir en un colectivo de personas, haciendo que este colectivo trabaje con entusiasmo en el logro de objetivos comunes. Se entiende como la capacidad de tomar la iniciativa, gestionar, convocar, promover, incentivar, motivar y evaluar a un grupo o equipo. Es el ejercicio de la actividad ejecutiva en un proyecto, de forma eficaz y eficiente, sea éste personal, gerencial o institucional (dentro del proceso administrativo de la organización).
Implica que haya una persona (líder o no) que pueda influir y motivar a los demás (seguidores). De ahí que en los estudios sobre liderazgo se haga énfasis en la capacidad de persuasión e influencia. Tradicionalmente, a la suma de estas dos variables se le ha denominado carisma. Sin embargo, los estudios actuales en psicología y sociología han concluido que el carisma no tiene la importancia que históricamente se le había otorgado y que hay otros factores que son más determinantes a la hora de construir el liderazgo

CLASES DE LÍDERES:
• Liderazgo autocrático: el líder es el único en el grupo que toma las decisiones acerca del trabajo y la organización del grupo, sin tener que justificarlas en ningún momento. Los criterios de evaluación utilizados por el líder no son conocidos por el resto del grupo. La comunicación es unidireccional: del líder al subordinado.
• Liderazgo democrático: el líder toma decisiones tras potenciar la discusión del grupo, agradeciendo las opiniones de sus seguidores. Los criterios de evaluación y las normas son explícitas y claras. Cuando hay que resolver un problema, el líder ofrece varias soluciones, entre las cuales el grupo tiene que elegir.
9. Políticas de la Empresa: Es un conjunto de normas o reglas establecidas por la dirección de la misma para regular diferentes apartados del funcionamiento de la empresa. Estas normas pueden incluir desde el comportamiento de los empleados ante clientes hasta la forma de vestir de los trabajadores. Estas normas en ningún momento pueden contradecir ninguna legislación laboral

La estrategia es la de terminación del propósito, la forma como se planea conseguir los objetivos. Una estrategia es un conjunto de acciones que se llevan a cabo para lograr un determinado fin. Proviene del griego ΣΤΡΑΤΗΓΙΚΗΣ Stratos = Ejército y Agein = conductor, guía. Se aplica en distintos contextos:
• Estrategia empresaria: se refiere al camino a seguir por una empresa para el logro de sus metas y objetivos.
• Estrategia de marketing: es un parte del marketing para planear, determinar y coordinar las actividades operativas
10.
Planificar: Es el proceso que comienza con la visión del Nro. 1 de la organización; la misión de la organización; fijar objetivos, las Estrategias y políticas organizacionales, usando como herramienta el Mapa estratégico; todo esto teniendo en cuenta las fortalezas/debilidades de la organización y las oportunidades/amenazas del contexto (Análisis FODA). La planificación abarca el largo plazo (de 5 años a 10 ó más años), el mediano plazo (entre 1 años y 5 años) y el corto plazo donde se desarrolla el presupuesto anual más detalladamente.

Organizar: Responde a las preguntas de, Quien? va a realizar la tarea, implica diseñar el organigrama de la organización definiendo responsabilidades y obligaciones; Como? se va a realizar la tarea; Cuando? se va a realizar; mediante el diseño de Proceso de negocio, Cursogramas que establecen la forma en que se deben realizar las tareas y en que secuencia temporal; en definitiva organizar es coordinar y sincronizar.

Dirigir: Es la influencia, persuasión que se ejerce por medio del Liderazgo sobre los individuos para la consecución de los objetivos fijados; basado esto en la toma de decisiones usando modelos lógicos y también intuitivos de Toma de decisiones.

Controlar: Es la medición del desempeño de lo ejecutado, comparándolo con los objetivos y metas fijados; se detectan los desvíos y se toman las medidas necesarias para corregirlos. El control se realiza a nivel estratégico, nivel táctico y a nivel operativo; la organización entera es evaluada, mediante un sistema de Control de gestión; por otro lado también se contratan auditorías externas, donde se analizan y controlan las diferentes áreas funcionales de la organización.